Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Der Zweck der Aufbewahrung von Aufzeichnungen des Bezirks besteht darin, den Behörden des Bezirks die Mindestdauer zu geben, für die die Aufzeichnungen der Bezirksregierung von den Bezirksbeamten aufbewahrt werden müssen, bevor Aufzeichnungen rechtlich entsorgt werden können. Der Aufbewahrungsplan legt ein systematisches Standardverfahren für die Aufbewahrung und Entsorgung von Aufzeichnungen fest, damit:
- Aufzeichnungen werden so lange aufbewahrt, wie es für die rechtlichen, steuerlichen, administrativen und anderen Zwecke des Landkreises erforderlich ist.
- Aufzeichnungen werden so lange aufbewahrt, wie es die lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften vorschreiben.
- Aufzeichnungen von dauerhaftem Wert werden für historische und andere Forschungszwecke dauerhaft aufbewahrt.
- Nicht mehr benötigte Unterlagen werden vernichtet.
Das Programm führt die folgenden Einsparungen gemäß den geltenden Gesetzen durch:
- Büroflächen, Archivierungsgeräte und Netzwerkspeicherplatz werden besser genutzt, indem die für den täglichen Betrieb nicht mehr benötigten Datensätze entfernt werden.
- Der Bedarf an Speicherplatz wird durch die rechtzeitige Vernichtung von Aufzeichnungen minimiert, die keinen Aufbewahrungswert mehr haben.
- Kosteneinsparungen resultieren aus der Verringerung des Kaufs zusätzlicher Archivierungs- und Aufbewahrungsausrüstung und -materialien.
- Der Personalaufwand für Ablage und Wiederauffindung von Unterlagen wird minimiert.
Bei Fragen zum Aufbewahrungszeitplan-Handbuch oder dessen Inhalt wenden Sie sich bitte an:
Larimer County IT
Business Administration
Aufzeichnungsdienste
Koordinator für Aufzeichnungssysteme
LINKS, DOKUMENTE, FORMULARE
| TITEL UND BESCHREIBUNG DER AUFZEICHNUNGSREIHE | MINDESTAUFBEWAHRUNGSZEITRAUM |
|---|---|
| 1. Lohnpfändungen Die Akte kann Gerichtsbeschlüsse oder andere Instrumente enthalten, die das Gehalt eines Mitarbeiters einschränken. |
3 JAHRE + AKTUELL |
| 2. VERSICHERUNG/AUFENTHALTENE ENTSCHÄDIGUNG/ABRECHNUNGEN | 3 JAHRE + AKTUELL |
| 3. LASSEN SIE ANFRAGEN | 1 JAHR + AKTUELL |
| 4. LOHNABRECHNUNGSAUFZEICHNUNGEN Zu den Dateien können gehören: Monats-, Quartals- und Jahresabstimmung, Änderungsformulare für Gehaltsabrechnungen (ungültige Gehaltsschecks, manuelle Gehaltsscheckbelege, Anpassungen der Mitarbeiterstammdatei), individuelles Bilanzierungsarbeitsblatt, Anträge auf Gehaltsabrechnung, Standardänderungsformular für Mitarbeiter. |
6 JAHR + AKTUELL |
| 5. LOHNABZUGSBERECHTIGUNGEN Mitarbeiterformular, das bestimmte Gehaltsabzüge für Gesundheits- und andere Probleme autorisiert und genehmigt. |
BIS AKTUALISIERT |
| 6. LOHNVERZEICHNIS | DAUER |
| 7. LOHNACHFÜHRUNGSVERFAHREN | BIS AKTUALISIERT |
| 8. LOHNABRECHNUNGEN Zu den Berichten können gehören: Scheckregister, automatische Einzahlung, Auflistung seit Jahresbeginn, aktualisierte 190, QTD, YTD-Verdienste, Abzüge und Stunden, Beschäftigungsüberprüfung, Personaldokumente, vollständiger Mitarbeiterstatus, Vorauszahlung, Aktualisierung der Systemtabellendatei, Jahr - Ende W-2 und Bandliste, 941, QTR-Enddateipflege, Zählung der aktuellen Mitarbeiter, QTD-Liste der gekündigten Mitarbeiter, QTD-Arbeitslosenversicherung, Arbeitslosigkeit, Arbeitsunfallversicherung, Ruhestand, endgültige Gehaltsabrechnung, Massenänderungsdateipflege, jährliche Dateipflege , Stundenabrechnung, Abzugsregister, Mitarbeiterprüfung, Beschäftigungsbestätigung, Status, 125/flexible Ausgaben, Versicherung, direkte Einzahlung, aufgeschobene Vergütung, Kreditgenossenschaft, sonstiger Abzug, manuell angepasste Versicherung und sonstiges Abzugsregister. |
3 JAHRE + AKTUELL |
| 9. ZUSAMMENFASSUNG DER GEHALTSABRECHNUNG Die Aufzeichnung kann Folgendes enthalten: Name des Mitarbeiters, Buchhaltungscode der Abteilung, Bruttogehalt, Nettoverdienst und Auszahlung für das laufende Jahr. |
BIS AKTUALISIERT UNTER DER VORAUSSETZUNG LOHNVERZEICHNIS WIRD DAUERHAFT GEFÜHRT |
| 10 QUARTALS- UND JAHRESABRECHNUNGEN | 3 JAHRE + AKTUELL |
| 11 ZEITBLÄTTER (MITARBEITER) | 2 JAHRE + AKTUELL |
| 12 W-2-FORMULARE | 4 JAHRE + AKTUELL |
| 13 W-4-FORMULARE | BIS ZUR ÜBERARBEITUNG + 4 JAHRE |
Human Resources Department
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