331.2 - Rekrutierung, Bewerbungen und Einstellung

UMFANG:  Diese Richtlinien und Verfahren gelten für alle Mitarbeiter von Larimer County und Mitarbeiter des Büros der Bezirksstaatsanwaltschaft, Eighth Judicial District (Referenz F), mit Ausnahme von Mitarbeitern des Sheriff's Office von Larimer County gemäß der Richtlinie von Larimer County BCC P# 15A ( Referenz E).

VERANTWORTUNG:  Der Human Resources Director verwaltet diese Richtlinie.

REVISIONSVERZEICHNIS:

1. Referenz H (hinzugefügt)
2. Abschnitt III
3. Abschnitt V
4. Kleinere Haushaltsführung während der gesamten Richtlinie, um aktuelle Praktiken oder Terminologie widerzuspiegeln

POLITIK UND VERFAHREN:

I. ALLGEMEINE POLITIK: 
Die Einstellung und Beförderung von Mitarbeitern erfolgt im Rahmen eines offenen Wettbewerbs auf der Grundlage der Qualifikation und des Potenzials für eine qualitativ hochwertige Arbeitsleistung und der allgemeinen Eignung zwischen Job und Person. Um eine diskriminierungsfreie Einstellung und Beschäftigung zu erreichen, erfüllt der Landkreis alle geltenden Gesetze zur Chancengleichheit (EEO) (Referenz B) und seine EEO-Richtlinie (Referenz A).
 

II. BEWERBUNG FÜR EINEN ARBEITSPLATZ: 
Bewerber müssen ein Online-Bewerbungsformular des Bezirks und alle anderen erforderlichen Unterlagen bis zu dem Datum und der Uhrzeit der Frist ausfüllen, die auf jeder Stellenausschreibung angegeben sind. Bewerber können zusammen mit der Bewerbung des Landkreises einen Lebenslauf oder andere relevante Informationen beifügen. Ein Bewerber muss für jede Position, für die er eine Berücksichtigung wünscht, eine Bewerbung einreichen. Nur Bewerbungen, die über das Online-Jobsystem des Landkreises eingereicht werden, kommen in Betracht, sofern nicht anders vom Human Resources Director genehmigt. Bewerbungen werden für aktuelle Stellenangebote entgegengenommen, zusätzlich zu Positionen mit laufenden Auswahllisten.
 

III. JOB-ANGEBOTE: 

A. Freie Stellen werden von der Personalabteilung auf der Karriereseite des Landkreises veröffentlicht. Positionen können entweder als externe oder als interne Möglichkeiten aufgeführt werden. Mit schriftlicher Zustimmung des Personalleiters oder seines Beauftragten (Anlage 4) darf eine befristete Stelle mit einer Dauer von weniger als sechs Monaten nicht ausgeschrieben oder ausgeschrieben werden.

B. Stellenausschreibungen des Landkreises enthalten eine Erklärung, dass der Landkreis Larimer ein Arbeitgeber für Chancengleichheit bei der Beschäftigung (EEO) ist
     (Referenz B).

C. Externe Stellenausschreibungen werden für mindestens acht Tage auf der Karriereseite des Landkreises angekündigt.

D. Interne Stellenausschreibungen werden für mindestens vier Tage auf der Karriereseite des Landkreises angekündigt.

E. Alle Werbe-/Medienkosten liegen in der Verantwortung der Einstellungsabteilung oder des Büros.

F. Flexibel Personalstellen müssen nicht ausgeschrieben werden (Stellenliste für Flex-Mitarbeiter)

IV. PRÜFUNG VON BEWERBUNGEN: 

A. Die Personalabteilung des Landkreises bewahrt alle Stellenbewerbungen auf. Das Screening kann von der Personalabteilung oder der Einstellungsabteilung/dem Büro durchgeführt werden. Alle Bewerbungen müssen auf der Grundlage der berufsbezogenen Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten geprüft werden, die das größte Potenzial für eine qualitativ hochwertige Arbeitsleistung aufweisen. Alle Kandidaten müssen auf die gleiche Weise mit den gleichen Kernfragen überprüft und interviewt werden.

B. Bewerbungen werden zunächst von der Personalabteilung auf Mindestqualifikationen geprüft. Bewerber, die die Mindestbeschäftigungsqualifikationen nicht erfüllen, werden ausgeschlossen. Die Bewerberinnen und Bewerber, die die Mindestqualifikationen erfüllen, werden anschließend anhand der arbeitsplatzbezogenen Kriterien bestqualifiziert.

C. Nachdem das Screening abgeschlossen ist, wählt das Büro der Einstellungsabteilung die besten Kandidaten für ein Vorstellungsgespräch aus.

D. Wenn es nicht genügend qualifizierte Bewerber gibt, kann der Personalchef die Stelle neu ausschreiben, bis eine ausreichende Anzahl qualifizierter Bewerber erreicht ist.

E. Der einstellende Manager trifft die endgültige Auswahl für die Einstellung und benachrichtigt die Personalabteilung

F. Personalverantwortliche müssen alle Kandidaten innerhalb von 15 Tagen nach Ablauf der Ausschreibungsfrist über den Status ihrer Bewerbung informieren.

G. Anstellung nahestehender Personen: Eine durch Heirat, einschließlich Schwiegereltern, Blutsverwandtschaft oder durch Adoption, verwandte Person wird nicht:

• Beteiligen Sie sich an allen Entscheidungen zur Einstellung, Bindung, Beförderung und Disziplinierung
• das Gehalt bestimmen
• den Beschäftigungsstatus oder die Vergütung beeinflussen

dieser Person. Der Entscheidungsträger wird Arbeitsabläufe, Berichtsstrukturen usw. mit Genehmigung des Personalleiters oder seines Beauftragten neu organisieren.

Einstellungsmanager werden verwandten Personen eines Mitarbeiters keinen Wettbewerbsvorteil gewähren.

V. ONBOARDING:

Sobald der Kandidat an Bord ist, werden alle Angebotsschreiben, Bewerbungen und Neueinstellungsunterlagen für die entsprechende Aufbewahrungsfrist von Human Resources (Referenz G) online gespeichert. Alle Bewerbungs- und Einstellungsunterlagen werden zur Aufbewahrung für die entsprechende Aufbewahrungsfrist an die Personalabteilung gesendet. Dokumente, die an die Personalabteilung gesendet werden, müssen das Bewerbungsformular (Referenz H) als Deckblatt enthalten.

Wenn ein Mitarbeiter einer Bezirksabteilung oder eines Büros von einer anderen eingestellt wird, übernimmt die einstellende Abteilung oder das Büro die gesamte Urlaubszeit und alle anderen anwendbaren Leistungen, die der versetzte Mitarbeiter erworben hat. Bei Vergütungsfragen bezüglich der Übertragung beziehen Sie sich auf die Vergütungsrichtlinie (Larimer County Personalpolitik 331.5). Einstellungsmanager, die einen aktuellen oder ehemaligen County-Mitarbeiter überprüfen, können die Personalakte einsehen, indem sie sich an die Personalabteilung wenden.
 

VI. EINWANDERUNGSREFORM UND EINHALTUNG DER KONTROLLE: 

A. Neue Mitarbeiter müssen ihre Berechtigung zur Beschäftigung nachweisen, wie vom Department of Homeland Security – US Citizenship and Immigration Services – USCIS (Referenz C) festgelegt, und die entsprechenden Teile des Formulars I-9 (Anlage 2) ausfüllen. Das I-9 muss innerhalb des von der USCIS geforderten Zeitrahmens ausgefüllt werden.

B. Jede Abteilung oder jedes Büro ernennt einen Mitarbeiter, der den Arbeitgeberteil des Formulars I-9 (Anlage 2) beim Onboarding elektronisch ausfüllt. Die Fotokopie der Berechtigungsdokumentation des Mitarbeiters muss in Onboarding hochgeladen werden. Alle Probleme, die möglicherweise mit der Dokumentation des Mitarbeiters bestehen, müssen innerhalb des von USCIS geforderten Zeitrahmens gelöst werden.

C. Für den Fall, dass ein neuer Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, die erforderlichen Unterlagen innerhalb von drei Werktagen vorzulegen, wird der Entscheidungsträger oder Beauftragte unverzüglich einen Human Resources Generalist kontaktieren. Wenn der Arbeitnehmer die erforderlichen Unterlagen nicht innerhalb der erforderlichen Frist vorlegen kann, darf der Arbeitnehmer keine weiteren Arbeiten für den Landkreis ausführen, bis der Arbeitnehmer in der Lage ist, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen.

D. Einstellungsabteilungen oder -büros werden keine Original- oder Duplikate der I-9-Formulare und begründenden Dokumente aufbewahren. Die Personalabteilung bewahrt die I-9 und Fotokopien der Berechtigungsdokumentation des Mitarbeiters in separaten Akten auf. Diese Dateien werden vertraulich behandelt und nur zum Zwecke der Einhaltung geltender Gesetze verwendet.
 

VII. BESCHRÄNKTER MITARBEITER:

A. Stellenausschreibungen für eine befristete Stelle müssen „Befristet“ enthalten.

B. Bewerber, die für befristete Stellen interviewt werden, werden von der Einstellungsabteilung über den befristeten Charakter der Stelle informiert. Diejenigen Personen, die in eine befristete Mitarbeiterposition eingestellt werden, müssen das Bestätigungsformular (Anlage 1) unterschreiben.
 

VIII. HINTERGRUNDKONTROLLEN: 

A. Zuverlässigkeitsüberprüfungen sind auf die Aufgaben der Position zugeschnitten. Einstellungsmanager konsultieren die Personalabteilung bei der Entscheidung über den Umfang einer Zuverlässigkeitsüberprüfung.

Wenn die bei einer Zuverlässigkeitsüberprüfung erhaltenen Informationen zu Plänen führen, die Berücksichtigung eines Bewerbers einzustellen oder ein Disziplinarverfahren gegen einen derzeitigen Mitarbeiter einzuleiten, konsultiert das Rekrutierungsteam einen Human Resources Generalist über das geeignete Verfahren.

B. Hintergrundüberprüfungen können intern oder durch eine Verbrauchermeldestelle (Drittanbieter) durchgeführt werden. Prüfungen, die von einer Verbraucherauskunftei durchgeführt werden, müssen dem Fair Credit Report Act (FCRA) entsprechen (Referenz D). Abteilungen oder Büros, die Zuverlässigkeitsüberprüfungen außerhalb einer Verbrauchermeldestelle durchführen, sollten die Personalabteilung über die Zuverlässigkeitsüberprüfung und den Grund dafür informieren.

Die Erkundung oder Nutzung des Social-Media-Kontos eines Bewerbers oder Internetrecherchen können eine Form der Zuverlässigkeitsüberprüfung sein. Vor der Durchführung dieser Art von Zuverlässigkeitsüberprüfung müssen Personalchefs dies mit ihrem Human Resources Generalist besprechen. Abteilungen oder Ämter können von einem Kandidaten nicht verlangen, dass er ihm Zugang zu den Social-Media-Konten des Kandidaten gewährt.

C. Hintergrundüberprüfungen der Verbrauchermeldestelle gemäß dem Fair Credit Reporting Act (FCRA):

1. Bewerber um eine Stelle und derzeitige Mitarbeiter müssen das FCRA Disclosure & Authorization Form for the County unterzeichnen, um eine Zuverlässigkeitsüberprüfung von einer Verbrauchermeldestelle zu erhalten.

2. Der Landkreis ist gesetzlich verpflichtet, Anfragen von Bewerbern und Mitarbeitern bezüglich einer Hintergrundüberprüfung durch eine Verbraucherauskunftei innerhalb von fünf (5) Tagen nach Erhalt der Anfrage zu beantworten.

D. Überprüfung der Vorerfahrung, Ausbildung und Referenzen des Bewerbers: 

1. Bevor der Personalchef einem Bewerber ein Stellenangebot unterbreitet, kann er die vom Bewerber angegebene Erfahrung und Ausbildung überprüfen. Der Hiring Manager kann in dieser Zeit auch persönliche oder berufliche Referenzen des Bewerbers kontaktieren. Jede dieser Überprüfungen kann über das Bewerber-Tracking-System der Personalabteilung oder über den von der Personalabteilung ausgewählten Anbieter von Hintergrundprüfungen erfolgen.

E. Medizinische Informationen:

1. Medizinische Informationen dürfen nur angefordert werden, nachdem einem Bewerber ein bedingtes Stellenangebot unterbreitet wurde oder der Bewerber das Bedürfnis nach angemessenen Vorkehrungen zum Ausdruck bringt. Die angeforderten Informationen müssen für die Fähigkeit des Bewerbers relevant sein, die wesentlichen Funktionen der Stelle auszuführen, und mit den geschäftlichen Notwendigkeiten vereinbar sein. Wenn der Bewerber um angemessene Vorkehrungen bittet, sollte sich der einstellende Vorgesetzte an den Human Resources Inclusion Administrator wenden.

2. Über einen Antragsteller erlangte medizinische Informationen werden getrennt von anderen Aufzeichnungen aufbewahrt und vertraulich behandelt.

F. Drogentests:

1. Mit Ausnahme der in Abschnitt (F)(3) unten aufgeführten Stellen müssen sich alle Bewerber nach dem Angebot und vor der Einstellung einem Drogenscreening unterziehen. Alle Stellenangebote sind von einem zufriedenstellenden Testergebnis abhängig. Das bedingte Stellenangebot wird für jeden Bewerber zurückgezogen, der gemäß dem nicht-negativ oder positiv getestet wird Personalpolitik 331.4.25, Abschnitt III, Drogen- und alkoholfreier Arbeitsplatz (Referenz A).

2. Bewerber, die sich weigern oder es versäumen, sich zum ursprünglich geplanten Termin den Tests zu unterziehen, werden nicht weiter für eine Anstellung in Betracht gezogen, es sei denn, dies wurde vom Leiter der Personalabteilung oder einem Beauftragten genehmigt.

3. Die folgenden befristeten Stellen unterliegen keinem Drogentest vor der Einstellung:

a. Berufsausübungsstelle (BOE)-Jobs
b. Senior Tax Work-off-Positionen
c. Personen, die innerhalb von 90 Tagen nach der Trennung wieder eingestellt werden
d. Wahlaufträge werden jährlich oder nach Bedarf vom Human Resources Director oder einem Beauftragten überprüft
e. Andere Jobs, die vom Human Resources Director in Absprache mit dem Risk Manager genehmigt wurden.

4. Stellenangebote für Stellen, die einen Drogentest erfordern, enthalten in der Stellenausschreibung eine Erklärung, dass ein Drogentest erforderlich ist.

IX. ANMELDEBONI:

Einstellungsmanager können Kandidaten für schwer zu besetzende oder andere besondere Umstände Anmeldeprämien anbieten, wenn dies vom County Manager genehmigt wurde. Einstellungsmanager, die einen solchen Bonus anbieten möchten, sollten zuerst die Genehmigung ihres Entscheidungsträgers einholen und sich dann mit einem Human Resources Generalist beraten, bevor sie den Antrag beim County Manager einreichen (Anlage 3).

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John Kefalas
Vorsitzender, Board of County Commissioners
(Genehmigt von BCC – Consent Agenda – 03)
(Unterschrift auf dem im Records Management abgelegten Original)

Vertrieb:
Alle Bezirksabteilungen und gewählte Beamte
Records Management SOP-Handbuch (Original)

CK/vl

DATUM: 16. März 2021

GÜLTIGKEITSDAUER: Bis zum Ersetzen

ÜBERPRÜFUNGSPLAN: Jährlich oder nach Bedarf

STORNIERUNG: Personalpolitik und -verfahren 331.2G; 15. Dezember 2020

GEHÄUSE:

1.  Bestätigungsformular für befristete Mitarbeiter – LCHR-84 (06.)
2.  Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung – Formular I-9 (08 / 23)
3.  Sachbonus- oder Prämienformular -LCHR-9 (02/24)
4.  Verzicht auf vorübergehende Entsendung, LCHR-69

VERWEISE):

A. Personalpolitik und -verfahren 331.4.25, Legal Compliance
B.  Gesetze zur Chancengleichheit (EEO).
C.  Immigration Reform and Control Act von 1986
D.  Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC § 1681
E.  Larimer County Policy BCC P# 15A; Personalrichtlinien der Sheriff-Abteilung
F.  Geltende Richtlinie: Richtlinie 3.2 – Umgang mit Mitarbeitern
G. Verwaltungsrichtlinie und -verfahren 351.4/Programm zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen
H. Einstellung von Managern Bewerbungsformular für Interviewpakete