Ausrüstung und virtuelle Werkzeuge

Larimer County wird Mitarbeitern, die für obligatorische und freiwillige Fernarbeit zugelassen sind, einen Laptop, eine Dockingstation, einen Monitor, eine Tastatur und eine Maus zur Verfügung stellen. Wenn die Standardgeräte die Anforderungen des Telearbeiters nicht erfüllen, sind sie für den Kauf anderer Geräte verantwortlich.

Mitarbeiter können das Virtual Private Network (VPN) verwenden, um auf Ressourcen im County-Netzwerk nur auf einem vom County ausgestellten Computer zuzugreifen. Der Landkreis stellt den Laptop zur Verfügung, um sicherzustellen, dass die Sicherheits- und Technologiestandards des Landkreises eingehalten werden. 

Mitarbeiter können ihren Heimcomputer verwenden, um mithilfe von Virtual Desktop Infrastructure (VDI) auf County-Netzwerkressourcen zuzugreifen. Über einen Heimcomputer mit Internetzugang kann auch direkt auf die Cloud-basierten Dienste des Landkreises zugegriffen werden. Diese Dienste umfassen die Google Suite von Produkten oder andere Software-as-a-Service-Anwendungen, auf die über das OKTA-Authentifizierungsportal zugegriffen werden kann.

Mitarbeiter, sowohl freiwillige als auch obligatorische Fernarbeiter, sind für die Anschaffung ihrer eigenen verantwortlich: Drucker (IT empfiehlt Duplex-Laserdrucker, die Legal-Papierformat für umfangreiches Drucken unterstützen – HP, Lexmark, Brother, Canon), Webcams, Headsets und Duplex-Desktop-Dokument Scanner (Geräte, die TWAIN, Kofax oder ISIS unterstützen). 

Remote-Büromöbel sind einzigartig für den Mitarbeiter. Das Zuhause jedes Mitarbeiters, die Möbelanforderungen (Platz und Design) und die Ergonomie machen den Kauf dieser Artikel einzigartig. Wenn Mitarbeiter Fragen zu ergonomischen Möbeln haben, wenden Sie sich bitte an die Sicherheitskoordinator für Risikomanagement.

Die Mitarbeiter sind für den Kauf ihres eigenen Schreibtisches, Stuhls (Einkaufsführer für Stühle), Monitorständer, Fußstütze und alle anderen Geräte, die für die Fernarbeit benötigt werden.  

Facilities hat einige Empfehlungen für Remote Work bereitgestellt Möbeloptionen. Mitarbeiter können nach diesen Artikeln suchen und selbstständig einkaufen.

Mitarbeiter können sich für die qualifizieren Konnektivitätszulage oder können mit ihrer Abteilung zusammenarbeiten, um festzustellen, ob ein vom Landkreis ausgestelltes Gerät besser geeignet ist. Mitarbeiter können die Richtlinie zur drahtlosen Konnektivität für weitere Informationen einsehen. Die Konnektivitätszulage, früher bekannt als Zulage für drahtlose Geräte, bietet berechtigten Mitarbeitern eine Zulage für drahtlose Geräte und eine Internetzulage. Mitarbeiter, die für ihre beruflichen Aufgaben ein drahtloses Gerät von County verwenden müssen, oder Mitarbeiter, die als obligatorische Telearbeiter identifiziert wurden, können Anspruch auf eine Zulage haben.

Beide Kategorien von Mitarbeitern für Fernarbeit, freiwillige und obligatorische, sind unabhängig von der Zulage und, wenn der Mitarbeiter kein vom Landkreis ausgestelltes Gerät hat, für den Kauf seines eigenen Heim- oder Mobiltelefons (einschließlich des Dienstes) und des Internetdienstes (einschließlich aller damit verbundenen) verantwortlich Geräte für Internetdienste und -nutzung wie Modems, WLAN-Router oder WLAN-Range-Extender und/oder Mesh-Netzwerkgeräte).

Ein Vorgesetzter kann einem Mitarbeiter genehmigen, Büroverbrauchsmaterialien des Landkreises zu Hause zu verwenden. Beispiele für Verbrauchsartikel sind: Kugelschreiber/Bleistifte, Schreibblöcke, Haftnotizen, Papier-/Ordnerklammern, Hefter, Ordner und Papier. Es wird erwartet, dass der Mitarbeiter, der remote arbeitet, seinen Vorgesetzten informiert, wenn er Materialien aus dem Büro mitnimmt, die während der Remote-Arbeit verwendet werden.

Die Mitarbeiter sind für den Kauf ihrer eigenen Druckertinte verantwortlich, es sei denn, es gibt besondere Situationen, in denen ein Mitarbeiter drucken muss, um seine Arbeit zu erledigen. Der Mitarbeiter sollte mit seinem Vorgesetzten bezüglich der Anforderungen für Remote-Arbeiten zum Drucken zusammenarbeiten.

Der Landkreis erkennt an, dass das Arbeiten aus der Ferne zusätzliche Technologie, Ausrüstung und Möbel erfordert. Wir hoffen, die Belastung für Mitarbeiter mit obligatorischer Fernarbeit zu verringern, Mitarbeiter, die für einen Teil oder alle ihre geplanten Stunden aus der Ferne arbeiten müssen.

Mitarbeiter mit obligatorischer Fernarbeit haben Anspruch auf ein anfängliches Stipendium von 1,200 USD nach Genehmigung der Fernarbeit und jedes Jahr nach einem Stipendium von 500 USD. Der Zweck des Stipendiums besteht darin, den obligatorischen Mitarbeitern der Fernarbeit finanzielle Unterstützung beim Kauf von Technologie, Ausrüstung und Möbeln zu gewähren, die ihren Anforderungen an die Fernarbeit entsprechen.

Der Stipendienbetrag wird über die Gehaltsabrechnung mit entsprechender einbehaltener Steuer gezahlt. Der Landkreis verlangt keine Quittungen oder Unterlagen für die Verwendung des Stipendiums.

Der Landkreis stellt allen Mitarbeitern Standard-Meeting- und Kommunikationstools sowie Tools für die elektronische Signatur zur Verfügung:

• Google Mail
• Zoom
• Apps zum Scannen von Dokumenten für Mobiltelefone (Adobe Scan, Microsoft Office Lens, ScanPro)
• DocuSign

Mitarbeiter können auch andere Videokonferenz-Tools verwenden, die auf den Anbietern basieren, mit denen der Mitarbeiter arbeitet, wie WebEx, GoToMeeting und Microsoft Teams, obwohl es angemessen ist, diese Tools zu verwenden, wird für diese Tools kein Support bereitgestellt.

Das aktuelle Telefonsystem des Landkreises, Zoom, ermöglicht die Nutzung des Telefonsystems aus der Ferne. Mitarbeiter können ihre Bezirksdurchwahl an ein Mobiltelefon (oder Privattelefon) weiterleiten, sodass alle Anrufe direkt an die Mitarbeiter umgeleitet werden können. Weitere Informationen zur Nutzung von Mobiltelefonen für Geschäfte in County finden Sie im Richtlinie für drahtlose Kommunikation.

Abteilungen oder Ämter im gesamten Landkreis haben unterschiedliche Systeme, die Zugriff erfordern. Der Zugriff auf die einzigartigen Systeme muss mit Ihrem Vorgesetzten und der IT überprüft werden, um sicherzustellen, dass bei der Remote-Arbeit ein angemessener Zugriff gewährt wird. Die Mitarbeiter werden im Rahmen ihrer Bewerbung gebeten, alle einzigartigen Systeme zu identifizieren, die sie regelmäßig für Arbeitszwecke verwenden, um sicherzustellen, dass ein sicherer Zugang bereitgestellt werden kann.

Informationen zur E-Signatur

Der Landkreis unterstützt elektronische Signaturen für Dokumente, Mitarbeiter können sich auf die Richtlinie/das Verfahren zur elektronischen Signatur beziehen, um zu verstehen, welche Dokumente eine elektronische Signatur haben können und wie die elektronischen Signaturen verwendet werden können.

Das Signaturautoritätsrichtlinie legt Signaturgenehmigungsebenen für Bezirksabteilungen fest und bietet Referenzen für Cross-Training und Schulung neuen Personals: (Wird bald wieder aktualisiert – 100.2P)

The County verfügt über ein Enterprise DocuSign-Konto für Benutzer, die regelmäßig Dokumente erstellen müssen, die eine formelle Zwei-Parteien-Unterschrift erfordern, wie Verträge, Vereinbarungen und Arbeitsanweisungen. Der Zugriff auf DocuSign ist über den Service Desk als Teil unseres Katalogs optionaler Software oder über das verfügbar JSM-Serviceportal und erfordert aufgrund von Nutzungsgebühren die Genehmigung der Abteilung. In DocuSign sind Standardvorlagen für gängige Arbeitsabläufe wie Genehmigungen von Vorstands- oder Bezirksleitern mit Stempeln für den Stempel des Bezirksstaatsanwalts verfügbar.  

DocuSign muss für Verträge verwendet werden, die dem County Manager oder Board of County Commissioners zur Genehmigung vorgelegt werden, und für alle Verträge oder Vereinbarungen mit externen Parteien empfohlen werden. Für interne elektronische Genehmigungen oder einfache elektronische PDF-Signaturen können Sie auch Adobe Pro nutzen. Bei internen Formularen ist es kostengünstiger, sie in LogiForms umzuwandeln. Abteilungen können mit der IT zusammenarbeiten, um LogiForms für interne Formulare und Workflows zu erstellen, um authentifizierte Mitarbeitergenehmigungen zu verfolgen.