331.10 Interne Kommunikation

ZIEL: Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, die Rolle und Funktion der internen Kommunikation innerhalb von Larimer County zu identifizieren und gleichzeitig die interne Kommunikation zu verbessern und zu rationalisieren, um die Leitprinzipien und strategischen Prioritäten von Larimer County zu stärken (Referenz C). Dazu gehört sicherzustellen, dass die an die Mitarbeiter weitergegebenen Informationen relevant, leicht zugänglich, genau und sowohl inhaltlich als auch quantitativ angemessen sind. Von den Benutzern der Kommunikationskanäle von Larimer County wird erwartet, dass sie diese für County-Zwecke verwenden und sich an diese Richtlinie halten.

UMFANG: Diese Richtlinien und Verfahren gelten für alle Mitarbeiter von Larimer County und Mitarbeiter der Staatsanwaltschaft des XNUMX. Gerichtsbezirks.

VERANTWORTUNG:  Der Human Resources Director verwaltet diese Richtlinie.

SPEZIFISCHE ANFORDERUNGEN:  Andere

ÜBERARBEITUNGSABSCHNITT (Erhebliche Änderungen gegenüber der vorherigen Richtlinie):
NEUE RICHTLINIE UND VERFAHREN

POLITIK UND VERFAHREN:

I. ALLGEMEINE POLITIK
Larimer County erwartet, dass Mitarbeiter die zugehörigen Kommunikationsmittel (Referenz B) für County-Zwecke und in Übereinstimmung mit dieser und anderen relevanten Richtlinien und Verfahren verwenden.

A. Entscheidungsträger. Die Entscheidungsträger von Larimer County sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Informationen und Kommunikation erhalten, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

B. Mitarbeiter. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie die interne Kommunikation lesen, einschließlich landesweiter E-Mails und Mitarbeiter-Newsletter.

II. IDENTIFIZIERTE KOMMUNIKATIONSEBENE
Um eine Priorität der Kommunikation zu schaffen und die Kommunikationsüberlastung für die Mitarbeiter zu mindern, gibt es drei Kommunikationsebenen, wie unten beschrieben.

A. Priorität: Prioritätskommunikation ist für alle Mitarbeiter von Larimer County bestimmt. Der Inhalt von Prioritätsnachrichten umfasst notwendige Informationen für Mitarbeiter, um ihre Arbeit zu erledigen, sowie Programme zu nutzen, um ihr Beschäftigungs- und Leistungspaket bei Larimer County zu verbessern (Referenz A). Die vorrangige Kommunikation kann landesweite E-Mails, Insider-Informationen, Nachrichten des County Managers, Prozessänderungen, Programmankündigungen, System- oder Notfallwarnungen, Mitarbeiterbefragungen und alle Informationen umfassen, die von der County-Leitung als „Priorität“ eingestuft werden, ist aber nicht darauf beschränkt.

B. Sekundär: Sekundäre Kommunikation dient einem von zwei Zwecken. Die erste kann alle Mitarbeiter betreffen, erfordert jedoch kein sofortiges Lesen oder Antworten; und zweitens betrifft es eine gezielte demografische Mitarbeitergruppe wie Arbeitsort, Abteilung, geschlechts- oder altersspezifisch oder Rollen innerhalb des Bezirks. Sekundäre Kommunikation kann unter anderem Leistungserinnerungen, Gebäudewarnungen, abteilungsspezifische Schulungen, gezielte E-Mails, Mitarbeiteranerkennung und Bulletin-Board-Ankündigungen umfassen.

C. Allgemeines: Die allgemeine Kommunikation steht nicht im Zusammenhang mit der Beschäftigung in Larimer County, enthält jedoch für die Organisation relevante Inhalte und wird im Allgemeinen auch mit der Öffentlichkeit geteilt. Allgemeine Kommunikation kann Programmankündigungen, Einladungen zu Veranstaltungen, öffentliche Informationen, Gebäudeschließungen, Community-Feedback und Programm-Spendenaktionen umfassen, ist aber nicht darauf beschränkt.

III. LANDESWEITE E-MAILS

A. E-Mail-Methoden. County-weite E-Mails werden über eine von zwei Methoden gesendet.

1. Gmail – County-weite E-Mails, die über Gmail gesendet werden, müssen [CW] am Anfang der Betreffzeile enthalten, mit dem Namen des Absenders im Feld An: und landesweit im Feld bcc:. An Google Mail sind keine Analysen angehängt.

2. MailChimp – County-weite E-Mails, die über MailChimp gesendet werden, müssen [CW] am Anfang der Betreffzeile enthalten. Analysen wie Öffnungs- und Klickraten sind über MailChimp verfügbar.

a. Öffnungsrate – Der Prozentsatz der von Mitarbeitern geöffneten E-Mails.

b. Klickrate – Der Prozentsatz der Mitarbeiter, die auf die in der E-Mail aufgeführten externen Links geklickt haben.

B. Qualifikationen. Bezirksweite E-Mails fallen unter die Kommunikationsebene „Priorität“, und Inhalte müssen einer der folgenden Kategorien entsprechen, um über diesen Kommunikationskanal geteilt zu werden.

1. Ankündigung eines neuen Dienstes, einer neuen Ressource oder einer Verfahrensänderung, die mehr als 70 % der Mitarbeiter betrifft.

2. Anfordern von Feedback, Antworten oder Maßnahmen von mehr als 70 % der Mitarbeiterpopulation durch eine Umfrage, ein Formular oder eine andere Maßnahme.

3. Notfallbenachrichtigungen zu Gebäudeschließungen, schlechtem Wetter oder Sicherheitsbedenken.

4. System- oder Softwareprobleme, die mehr als 70 % der Mitarbeiter betreffen.

C. Verantwortlichkeit

1. Kreisweite E-Mails: Kreisweite E-Mails werden vom Human Resources Communication & Media Specialist auf Inhalts- und Zielgruppengenehmigung und Planung landesweiter E-Mails überprüft und genehmigt.

a. Email internalcomms@larimer.org und enthalten E-Mail-Inhalt, Zielgruppe und angeforderte Daten für die landesweite E-Mail. Der Kontakt kann auch über das CW-E-Mail-Anfrageformular (siehe Anlage 1) aufgenommen werden.

2. System- oder Softwareprobleme: Landkreisweite E-Mails zu System- oder Softwareproblemen werden von der entsprechenden Abteilung bearbeitet, die Eigentümer des Systems oder der Software ist, und bedürfen keiner Genehmigung durch den Kommunikations- und Medienspezialisten der Personalabteilung. 

3. Notfallbenachrichtigungen: Je nach Art des Notfalls können Notfallbenachrichtigungen vom Bezirksleiter, den Mitarbeitern der Einrichtungen oder dem IT-Personal bearbeitet werden und bedürfen keiner Genehmigung durch den Kommunikations- und Medienspezialisten der Personalabteilung.

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John Kefalas
Vorsitzender, Board of County Commissioners
(Genehmigt von BOCC - Consent Agenda - 08)
(Unterschrift auf dem im Records Management abgelegten Original)

Vertrieb:
Alle Bezirksabteilungen und gewählte Beamte
Records Management SOP-Handbuch (Original)

JG/vl

DATUM: 10. August 2021

GÜLTIGKEITSDAUER: Bis zum Ersetzen

ÜBERPRÜFUNGSPLAN: Alle fünf Jahre im Juli oder nach Bedarf

STORNIERUNG: Keine

GEHEGE:

1. Landkreisweites E-Mail-Anfrageformular

REFERENZ:

1. Internes Kommunikationsprogramm
2. Aktuelle Kommunikationstools
3. Handbuch der geltenden Richtlinien 4.0; Vorstandsziele und strategische Ziele