Sind Sie ein Mitarbeiter von Larimer County? Alle für Sie relevanten Richtlinien finden Sie unter PowerDMS.
UMFANG: Diese Richtlinie gilt für alle Ämter, Abteilungen, Mitarbeiter und Freiwilligen des Larimer County und Mitarbeiter des Büros des Bezirksstaatsanwalts des achten Gerichtsbezirks, mit Ausnahme der Mitarbeiter des Sheriffbüros des Larimer County gemäß der Richtlinie BCC P# 15A (Referenz 5) des Larimer County.
VERANTWORTUNG: Der Human Resources Director verwaltet diese Richtlinie.
REVISIONSVERZEICHNIS:
- VII Maßnahmen vor der Einstellung: Modifizierte Formulierungen für Drogentests
POLITIK:
I. ALLGEMEINE POLITIK:
Mitarbeiter werden durch offene Auswahlverfahren eingestellt und befördert, basierend auf Qualifikation und Potenzial für qualitativ hochwertige Arbeitsleistungen und allgemeiner Eignung für den Job. Um eine diskriminierungsfreie Einstellung und Beschäftigung zu gewährleisten, hält sich der Landkreis an alle geltenden Gesetze zur Chancengleichheit (Equal Employment Opportunity, EEO) (Referenz 2) und seine EEO-Richtlinie (Referenz 1).
II. BEWERBUNG FÜR EINEN ARBEITSPLATZ:
Bewerber müssen ein Online-Bewerbungsformular des Bezirks und alle anderen erforderlichen Unterlagen bis zu dem Datum und der Uhrzeit der Frist ausfüllen, die auf jeder Stellenausschreibung angegeben sind. Bewerber können zusammen mit der Bewerbung des Landkreises einen Lebenslauf oder andere relevante Informationen beifügen. Ein Bewerber muss für jede Position, für die er eine Berücksichtigung wünscht, eine Bewerbung einreichen. Nur Bewerbungen, die über das Online-Jobsystem des Landkreises eingereicht werden, kommen in Betracht, sofern nicht anders vom Human Resources Director genehmigt. Bewerbungen werden für aktuelle Stellenangebote entgegengenommen, zusätzlich zu Positionen mit laufenden Auswahllisten.
A. Freie Stellen werden von der Personalabteilung auf der County-Karriereseite veröffentlicht. Stellen werden entweder als externe oder interne Möglichkeiten aufgeführt. Mit schriftlicher Genehmigung des Personalleiters oder eines Beauftragten (Anlage 4) dürfen befristete Stellen mit einer Dauer von weniger als sechs Monaten nicht veröffentlicht oder beworben werden.
B. Stellenausschreibungen des Landkreises enthalten eine Erklärung, dass der Landkreis Larimer ein Arbeitgeber für Chancengleichheit bei der Beschäftigung (EEO) ist
(Referenz 2).
C. Externe Stellenausschreibungen werden für mindestens acht Tage auf der Karriereseite des Landkreises angekündigt.
D. Interne Stellenausschreibungen werden für mindestens vier Tage auf der Karriereseite des Landkreises angekündigt.
E. Alle Werbe-/Medienkosten liegen in der Verantwortung der Einstellungsabteilung oder des Büros.
F. Flexible Stellen müssen nicht ausgeschrieben werden (Verweis 9).
A. Die Personalabteilung des Landkreises bewahrt alle Stellenbewerbungen auf. Das Screening kann von der Personalabteilung oder der Einstellungsabteilung/dem Büro durchgeführt werden. Alle Bewerbungen müssen auf der Grundlage der berufsbezogenen Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten geprüft werden, die das größte Potenzial für eine qualitativ hochwertige Arbeitsleistung aufweisen. Alle Kandidaten müssen auf die gleiche Weise mit den gleichen Kernfragen überprüft und interviewt werden.
B. Bewerbungen werden zunächst von der Personalabteilung auf Mindestanforderungen geprüft. Bewerber, die diese Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden ausgeschlossen. Bewerber, die diese Mindestanforderungen erfüllen, werden dann von der Personalabteilung/dem Personalbüro auf der Grundlage der besten Qualifikationen im Hinblick auf arbeitsbezogene Kriterien geprüft.
C. Nachdem das Screening abgeschlossen ist, wählt das Büro der Einstellungsabteilung die besten Kandidaten für ein Vorstellungsgespräch aus.
D. Wenn nicht genügend qualifizierte Bewerber vorliegen, muss sich der Personalchef mit seinem Personalvermittler beraten, um zu entscheiden, ob die Ausschreibung verlängert oder die Position erneut ausgeschrieben werden soll, bis eine ausreichende Anzahl qualifizierter Bewerber vorliegt.
E. Der einstellende Manager trifft die endgültige Auswahl für die Einstellung und benachrichtigt die Personalabteilung
F. Personalverantwortliche müssen alle Kandidaten innerhalb von 30 Kalendertagen nach Bewerbungsschluss über den Status ihrer Bewerbung informieren.
G. Einstellung von verwandten Personen: Eine Person, die durch Heirat verwandt ist, einschließlich Schwiegerverwandtschaft, Blutsverwandtschaft oder durch Adoption, oder ein unmittelbares Familienmitglied gemäß der Trauerrichtlinie wird nicht:
- Nehmen Sie an allen Entscheidungen zur Einstellung, Weiterbeschäftigung, Beförderung und Disziplinierung teil
- Beeinflussen/bestimmen Sie den Beschäftigungsstatus oder die Vergütung dieser Person. Der Entscheidungsträger wird Arbeitsabläufe, Berichtsstrukturen usw. mit schriftlicher Genehmigung des Personalleiters oder eines Beauftragten per E-Mail neu organisieren.
- Personalverantwortliche werden nahestehenden Personen eines Mitarbeiters keinen Wettbewerbsvorteil gewähren.
Sobald der Kandidat eingestellt ist, werden alle Angebotsschreiben, Bewerbungen und Unterlagen für neue Mitarbeiter von der Personalabteilung für die entsprechende Aufbewahrungsfrist online gespeichert (Referenz 7). Alle Bewerbungs- und Einstellungsunterlagen werden an die Personalabteilung gesendet, wo sie für die entsprechende Aufbewahrungsfrist gespeichert werden. An die Personalabteilung gesendete Unterlagen müssen das Bewerbungsunterlagen-Einreichungsformular (Referenz 8) als Deckblatt enthalten.
Wenn ein Mitarbeiter einer Abteilung oder eines Büros des Countys von einer anderen Abteilung oder einem anderen Büro eingestellt wird, übernimmt die einstellende Abteilung oder das einstellende Büro sämtlichen Urlaubsanspruch und alle anderen anwendbaren Leistungen, die der versetzte Mitarbeiter erworben hat. Bei Fragen zur Vergütung im Zusammenhang mit der Versetzung verweisen wir auf die Vergütungsrichtlinie. Einstellungsleiter, die einen aktuellen oder ehemaligen Mitarbeiter des Countys überprüfen, können die Personalakte einsehen, indem sie sich an die Personalabteilung wenden.
VI. EINWANDERUNGSREFORM UND EINHALTUNG DER KONTROLLE:
A. Neue Mitarbeiter müssen einen Nachweis ihrer Arbeitsberechtigung gemäß den Vorgaben des Department of Homeland Security – US Citizenship and Immigration Services-USCIS (Referenz 3) vorlegen und die entsprechenden Teile des Formulars I-9 (Anlage 2) ausfüllen. Das Formular I-9 muss innerhalb der vom USCIS vorgegebenen Frist ausgefüllt werden.
B. Jede Abteilung oder jedes Büro ernennt einen Mitarbeiter, der den Arbeitgeberteil des Formulars I-9 (Anlage 2) beim Onboarding elektronisch ausfüllt. Die Fotokopie der Berechtigungsdokumentation des Mitarbeiters muss in Onboarding hochgeladen werden. Alle Probleme, die möglicherweise mit der Dokumentation des Mitarbeiters bestehen, müssen innerhalb des von USCIS geforderten Zeitrahmens gelöst werden.
C. Für den Fall, dass ein neuer Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, die erforderlichen Unterlagen innerhalb von drei Werktagen vorzulegen, wird der Entscheidungsträger oder Beauftragte unverzüglich einen Human Resources Generalist kontaktieren. Wenn der Arbeitnehmer die erforderlichen Unterlagen nicht innerhalb der erforderlichen Frist vorlegen kann, darf der Arbeitnehmer keine weiteren Arbeiten für den Landkreis ausführen, bis der Arbeitnehmer in der Lage ist, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen.
D. Einstellungsabteilungen oder -büros werden keine Original- oder Duplikate der I-9-Formulare und begründenden Dokumente aufbewahren. Die Personalabteilung bewahrt die I-9 und Fotokopien der Berechtigungsdokumentation des Mitarbeiters in separaten Akten auf. Diese Dateien werden vertraulich behandelt und nur zum Zwecke der Einhaltung geltender Gesetze verwendet.
VII. BESCHRÄNKTER MITARBEITER:
A. Stellenausschreibungen für eine befristete Stelle müssen „Befristet“ enthalten.
B. Bewerber, die für befristete Stellen interviewt werden, werden von der Einstellungsabteilung über den befristeten Charakter der Stelle informiert. Diejenigen Personen, die in eine befristete Mitarbeiterposition eingestellt werden, müssen das Bestätigungsformular (Anlage 1) unterschreiben.
VIII. MASSNAHMEN VOR DER EINSTELLUNG:
A. Hintergrundüberprüfungen basieren auf den Verantwortlichkeiten und Mindestqualifikationen der Stelle. Nach Ermessen des Rekrutierungsteams können Hintergrundüberprüfungen mit einem Generalisten der Personalabteilung besprochen werden.
B. Hintergrundüberprüfungen können intern oder durch eine Verbraucherauskunftei (Drittanbieter) durchgeführt werden. Von einer Verbraucherauskunftei durchgeführte Überprüfungen müssen dem Fair Credit Report Act (FCRA) entsprechen (Referenz 4). Abteilungen oder Büros, die Hintergrundüberprüfungen außerhalb einer Verbraucherauskunftei durchführen, sollten die Personalabteilung über die Hintergrundüberprüfung und den Grund dafür informieren.
Die Erkundung oder Nutzung des Social-Media-Kontos eines Bewerbers oder Internetrecherchen können eine Form einer Hintergrundüberprüfung sein. Bevor diese Art der Hintergrundüberprüfung durchgeführt wird, müssen Personalverantwortliche dies mit ihrem Personalleiter besprechen. Abteilungen oder Büros können von einem Bewerber nicht verlangen, ihnen Zugriff auf die Social-Media-Konten des Bewerbers zu gewähren. Dies gilt nicht für Stellen im Justizvollzug oder bei Strafverfolgungsbehörden.
C. Hintergrundüberprüfungen der Verbrauchermeldestelle gemäß dem Fair Credit Reporting Act (FCRA):
- Bewerber und aktuelle Mitarbeiter müssen das Offenlegungs- und Autorisierungsformular des FCRA unterzeichnen, damit der Landkreis eine Hintergrundüberprüfung durch eine Verbraucherauskunftei durchführen kann.
- Der Landkreis ist gesetzlich verpflichtet, auf Anfragen von Bewerbern und Mitarbeitern zu einer Hintergrundprüfung durch eine Verbraucherauskunftei innerhalb von fünf (5) Tagen nach Eingang der Anfrage zu antworten.
D. Überprüfung der Vorerfahrung, Ausbildung und Referenzen des Bewerbers:
- Bevor der Personalchef einem Bewerber ein Stellenangebot macht, kann er die vom Bewerber angegebenen Erfahrungen und Ausbildungen überprüfen. Der Personalchef kann während dieser Zeit auch persönliche oder berufliche Referenzen des Bewerbers kontaktieren. Alle diese Überprüfungen können über das Bewerberverfolgungssystem der Personalabteilung oder über den von der Personalabteilung ausgewählten Anbieter für Hintergrundüberprüfungen erfolgen.
E. Medizinische Informationen:
- Medizinische Informationen dürfen nur angefordert werden, nachdem einem Bewerber ein bedingtes Stellenangebot unterbreitet wurde oder der Bewerber den Bedarf an angemessener Unterbringung äußert. Die angeforderten Informationen müssen für die Fähigkeit des Bewerbers, die wesentlichen Aufgaben der Stelle zu erfüllen, relevant sein und mit den geschäftlichen Erfordernissen vereinbar sein. Wenn der Bewerber eine angemessene Unterbringung anfordert, sollte der Einstellungsleiter den Personalverantwortlichen für Inklusion kontaktieren.
- Die über einen Bewerber erhobenen medizinischen Informationen werden getrennt von anderen Unterlagen aufbewahrt und vertraulich behandelt.
F. Drogentests:
- Alle Bewerber, die für Jobs ausgewählt werden, die vom Verkehrsministerium reguliert werden oder von Finanzierungsquellen wie Bundes- oder anderen Zuschüssen, Strafverfolgung und Strafjustiz gefordert werden, müssen sich nach dem Angebot und vor der Einstellung einem Drogentest unterziehen. Alle Stellenangebote für diese Jobs sind von einem zufriedenstellenden Testergebnis abhängig. Das bedingte Stellenangebot wird für jeden Bewerber zurückgezogen, der gemäß Abschnitt IV der Personalrichtlinie „Drogen- und alkoholfreier Arbeitsplatz“ (Referenz 1) ein positives oder negatives Testergebnis erhält.
- Ungeachtet Abschnitt F(1) kann jeder gewählte Amtsträger nach eigenem Ermessen einen Drogentest vor der Einstellung verlangen. Darüber hinaus kann jeder gewählte Amtsträger nach eigenem Ermessen keinen Drogentest vor der Einstellung verlangen, mit der Ausnahme, dass Arbeitsplätze, die vom Verkehrsministerium reguliert werden oder von der Finanzierungsquelle verlangt werden, unter allen Umständen einem Drogentest vor der Einstellung unterzogen werden müssen. Die gewählten Amtsträger, die einen Drogentest vor der Einstellung verlangen, sind in Anhang C (Anlage 6) aufgeführt.
- Bewerber, die den Test zum ursprünglich angesetzten Termin ablehnen oder nicht absolvieren, werden für eine weitere Anstellung nicht in Betracht gezogen, es sei denn, der Personalleiter oder ein Beauftragter erteilt seine Zustimmung.
- Bei Stellenausschreibungen für Jobs, bei denen ein Drogentest erforderlich ist, wird darauf hingewiesen, dass ein Drogentest erforderlich ist.
Einstellungsmanager können Kandidaten für schwer zu besetzende oder andere besondere Umstände Anmeldeprämien anbieten, wenn dies vom County Manager genehmigt wurde. Einstellungsmanager, die einen solchen Bonus anbieten möchten, sollten zuerst die Genehmigung ihres Entscheidungsträgers einholen und sich dann mit einem Human Resources Generalist beraten, bevor sie den Antrag beim County Manager einreichen (Anlage 4).
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Kristin Stephens
Vorsitzender Pro-Tem, Board of County Commissioners
(Genehmigt von BCC – Consent Agenda – 06)
(Unterschrift auf dem im Records Management abgelegten Original)
Vertrieb:
Alle Bezirksabteilungen und gewählte Beamte
Records Management SOP-Handbuch (Original)
CK/jw
DATUM: 25. Juni 2024
GÜLTIGKEITSDAUER: Bis zum Ersetzen
ÜBERPRÜFUNGSPLAN: Alle zwei Jahre im Juni oder nach Bedarf
STORNIERUNG: Rekrutierung, Bewerbungen und Einstellung; 16. März 2021
GEHÄUSE:
1. Bestätigungsformular für befristete Mitarbeiter – LCHR-84
2. Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung – Formular I-9
3. Einstellungsbefreiung - LCHR-68
4. Formular für Sachprämien und Prämien – LCHR-9
5. Verzicht auf vorübergehende Entsendung, LCHR-69
6. Anhang C
VERWEISE):
1. Personalpolitik und -verfahren 331.4.25, Rechtliche Konformität
2. Gesetze zur Chancengleichheit (EEO).
3. Immigration Reform and Control Act von 1986
4. Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC § 1681
5. Geltende Richtlinie: Richtlinie 3.2 – Umgang mit Mitarbeitern
6. Verwaltungsrichtlinie und -verfahren 351.4/Programm zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen
7. Personalverantwortliche Bewerbungsformular für Interviewpakete
8. Flexibel besetzte Stellen
