331.8 - Korrektur- und Gegenmaßnahmen; Beschwerdeverfahren; und Problemlösungsprozess

ZIEL:   Diese Richtlinie soll Mittel bereitstellen, um Probleme anzugehen und zu lösen, die sich aus der Leistung oder dem Verhalten von Mitarbeitern ergeben.

UMFANG:   Diese Richtlinie und dieses Verfahren gelten für alle Mitarbeiter (Referenz C) des Larimer County und Mitarbeiter des Büros des Bezirksstaatsanwalts des achten Gerichtsbezirks, mit Ausnahme der Mitarbeiter des Sheriff-Büros des Larimer County.

VERANTWORTUNG:   Der Human Resources Director verwaltet diese Richtlinie.

SPEZIFISCHE ANFORDERUNGEN:  Andere

ÜBERARBEITUNGSABSCHNITT (Erhebliche Änderungen gegenüber der vorherigen Richtlinie):

• Abschnitt IV.A (hinzugefügt)
• Abschnitt IV.B (entfernt)
• Abschnitt IV.D (entfernt)
• Abschnitt VI.C (entfernt)

POLITIK UND VERFAHREN:

I. ALLGEMEINE POLITIK:

Diese Richtlinie und dieses Verfahren bieten Mittel zur Behandlung und Lösung von Problemen, die sich aus der Leistung oder dem Verhalten von Mitarbeitern ergeben. Die Prozesse und Disziplinarmaßnahmen (Korrekturmaßnahmen, nachteilige Maßnahmen) sind nicht fortschreitend und können auf der Grundlage der wahrgenommenen Auswirkungen auf die Geschäftseinheit umgesetzt werden und können Überlegungen wie Umfang, Schwere, Art, Häufigkeit, Risiko, Wirkung usw. umfassen. oder öffentliche Wahrnehmung der Leistung oder des Verhaltens.

II. BEDINGUNGEN:

Entscheidungsträger: Wie in dieser Richtlinie und in diesem Verfahren verwendet, bezieht sich „Entscheidungsträger“ auf einen gewählten Beamten, Dienstbereichsleiter oder Abteilungsleiter, der die endgültige Entscheidung über eine nachteilige Maßnahme trifft.

III. MITARBEITERSTATUS:

A. Zeitarbeitskräfte: Arbeitnehmer in Zeitarbeitsplätzen bleiben im gegenseitigen Einvernehmen des Arbeitnehmers und des Landkreises beschäftigt. Entweder der Arbeitnehmer oder der Landkreis können das Arbeitsverhältnis nach Belieben, mit oder ohne Angabe von Gründen, jederzeit und ohne Befolgung eines Problemlösungs-, Leistungsverbesserungs- oder Gegenmaßnahmenverfahrens beenden. Abteilungen oder Büros sollten sich vor der Trennung mit einem Generalisten der Personalabteilung beraten.

B. Reguläre und befristete Mitarbeiter (Referenz B):

1. Probezeit: Mitarbeiter absolvieren eine Probezeit gemäß den Richtlinien des Landkreises (Referenz A). Während der Probezeit bleiben die Mitarbeiter im gegenseitigen Einvernehmen zwischen dem Mitarbeiter und dem Landkreis beschäftigt. Entweder der Mitarbeiter oder der Landkreis können das Arbeitsverhältnis nach Belieben, mit oder ohne Angabe von Gründen, jederzeit und ohne Einhaltung eines Problemlösungs-, Leistungsverbesserungs- oder nachteiligen Maßnahmen- oder Beschwerdeverfahrens beenden. Der Landkreis kann die Probezeit eines Arbeitnehmers einseitig verlängern. Bei einer Verlängerung der Probezeit bleibt der Arbeitnehmer bis zu dem vom Entscheidungsträger schriftlich festgelegten Datum im Probestatus.

2. Nach der Probezeit: Sobald ein Mitarbeiter die Probezeit erfolgreich abgeschlossen hat, darf der Landkreis das Arbeitsverhältnis nicht ohne Grund beenden.

C. Ernennte Beamte: Mitarbeiter in ernannten Positionen gemäß den Richtlinien des Landkreises bleiben im gegenseitigen Einverständnis des Arbeitnehmers und des Landkreises beschäftigt (Referenzen A und D). Entweder der ernannte Beamte oder der Landkreis können das Arbeitsverhältnis nach Belieben, mit oder ohne Angabe von Gründen, jederzeit und ohne Einhaltung eines Verfahrens zur Problemlösung, Leistungsverbesserung oder nachteiligen Maßnahmen beenden.

D. Gewählte Beamte: Gewählte Beamte werden von den Bürgern des Larimer County gewählt und unterliegen nicht dieser Richtlinie.

IV.    PROZESSE:

Vorgesetzte sind für die Steuerung der Leistung und des Verhaltens ihrer Mitarbeiter verantwortlich. Wenn Leistungs- oder Verhaltensprobleme bestehen, sollten Vorgesetzte sofort Maßnahmen ergreifen, um die Situation zu beheben. Die folgenden Prozesse können verwendet werden, um die Leistung oder das Verhalten zu verbessern.

A. Leistungsbewertungen werden verwendet, um die Leistung zu ermitteln und zu diskutieren, einschließlich Bewertungen, die der aktuellen Leistung entsprechen. Die Leistungsbeurteilungen werden am Ende der Probezeit und jährlich durchgeführt.

B. Es werden Korrekturmaßnahmen ergriffen, um Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre Arbeitsleistung zu korrigieren und Verhaltensweisen zu verbessern, die nicht den Erwartungen und Standards von Larimer County entsprechen. Korrekturmaßnahmen führen nicht dazu, dass der Mitarbeiter sein Gehalt oder seine Besoldungsgruppe verliert oder herabsetzt. Die Art, die Notwendigkeit und die Anzahl der Korrekturmaßnahmen können als Faktoren für die Verhängung einer nachteiligen Maßnahme berücksichtigt werden.

C. Unerwünschte Maßnahmen sind schwerwiegende Maßnahmen zur Arbeitsleistung oder ein Verhalten, das nicht den von Larimer County festgelegten Erwartungen und Standards entspricht. Zu den unerwünschten Maßnahmen zählen unter anderem eine Suspendierung ohne Bezahlung, eine unfreiwillige Herabstufung oder Entlassung. Unerwünschte Maßnahmen müssen nicht fortlaufend befolgt werden. Je nach Häufigkeit oder Schwere der Situation kann eine nachteilige Maßnahme eingeleitet werden.

V.    GRUNDLAGE FÜR KORREKTUR- ODER NEBENMASSNAHMEN:

Larimer County erwartet von allen Mitarbeitern, dass sie sich in einer Weise verhalten, die sich positiv auf den Dienst des County auswirkt. Mitarbeiter können aufgrund von Leistung oder Fehlverhalten einer Korrektur- oder Gegenmaßnahme unterzogen werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die unten aufgeführten.

A. Unbefriedigende Erfüllung der Arbeitspflichten;

B. Vorsätzliches oder fahrlässiges Verhalten, das die Sicherheit oder das Wohlergehen von Mitarbeitern oder der Öffentlichkeit gefährdet;

C. Fahrlässige oder vorsätzliche Beschädigung oder Verschwendung von County-Eigentum oder -Ressourcen;

D. Weigerung oder Nichteinhaltung der Richtlinien oder Verfahren des Landkreises oder der Abteilung/des Büros;

E. Weigerung oder Nichteinhaltung einer rechtmäßigen Anweisung, Vorschrift oder eines Gesetzes;

F. Unangemessenes Verhalten gegenüber Mitarbeitern des Landkreises, der Öffentlichkeit oder anderen Personen, die mit dem Landkreis Geschäfte machen, einschließlich Verhalten außerhalb der Arbeitszeit, das sich auf den Betrieb des Landkreises auswirkt;

G. Besitz (mit Ausnahme des Besitzes, der für die Erfüllung beruflicher Pflichten erforderlich ist), Konsum, Eingeständnis, unter dem Einfluss von Alkohol oder kontrollierten Substanzen zu stehen, oder positiver Test auf Alkohol oder eine kontrollierte Substanz oder der Missbrauch verschriebener Medikamente während eines Aufenthalts Arbeitsstatus;

H. Missbrauch von Urlaub, unentschuldigtes Fehlen, nicht gemeldetes Fehlen, Verspätung oder Fehlzeiten;

I. Verurteilung, Zulassung oder Eingabe eines Plädoyers Kein Anwärter (keine Anfechtung) zu einem Verbrechen, das sich auf die beruflichen Pflichten des Mitarbeiters auswirkt oder einen Interessenkonflikt mit dem Arbeitsplatz des Mitarbeiters darstellt;

J. Eine begründete Annahme, dass ein Mitarbeiter eine Handlung begangen oder daran beteiligt war, die den Interessen des Bezirks zuwiderläuft, einschließlich, aber nicht beschränkt auf eine kriminelle Handlung;

K. Aufforderung oder Annahme von Bestechungsgeldern im Rahmen der Bezirksarbeit;

L. Missbrauch von County-Geldern oder -Eigentum;

M. Missbrauch oder unbefugte Offenlegung offizieller oder vertraulicher Informationen;

N. Mobbing, Belästigung und/oder Diskriminierung;

O. Fälschung oder Falschdarstellung in Zusammenhang mit Geschäften oder Interessen des Landkreises;

P. Versäumnis, eine erforderliche Lizenz, Zertifizierung oder Qualifikation zu erhalten oder aufrechtzuerhalten;

F. Eine begründete Annahme, dass ein Mitarbeiter außerhalb der Geschäftsräume des Bezirks außerhalb der Arbeitszeit an einer rechtmäßigen Tätigkeit teilgenommen hat, bei der die Aktivität einen Interessenkonflikt darstellt oder einen Interessenkonflikt mit der Arbeit des Mitarbeiters zu haben scheint oder sich auf eine echte Qualifikation bezieht .

VI. LEISTUNGSERWARTUNGEN (Korrekturmaßnahmen):

A. Das Festlegen von Leistungserwartungen ist ein bewusster Ansatz, um einem Mitarbeiter dabei zu helfen, seine Leistung oder sein Verhalten zu verbessern. ​​​​​​Dies kann eine verbale Aussage beinhalten und/oder geschrieben Coaching, Erzählung zur Leistungsbewertung und/oder Korrekturmaßnahmen.

B. Vorgesetzte konsultieren einen Generalisten der Personalabteilung, bevor sie einem Mitarbeiter eine unter den Erwartungen liegende Leistungsbewertung oder Korrekturmaßnahmen zukommen lassen.

VII.     PROBLEME LÖSEN:

A. Informelle Problemlösung:

1. Wenn ein Mitarbeiter Fragen, Bedenken oder Einwände zu einer arbeitsbezogenen Angelegenheit hat, wird er ermutigt, die Angelegenheit unverzüglich mit seinem direkten Vorgesetzten zu besprechen. Der Mitarbeiter kann sich bei Bedarf mit dem Human Resources Generalist beraten.

2. Der Vorgesetzte hört sich die Bedenken des Mitarbeiters an und reagiert angemessen. Der Vorgesetzte wird sich bei Bedarf mit dem Human Resources Generalist beraten.

3. Wenn dieses informelle Verfahren das Problem nicht löst, hat der Mitarbeiter das Recht, einen formellen Problemlösungsantrag zu stellen.

B. Formelle Anfrage zur Problemlösung:

1. Eine formelle Problemlösungsanfrage wird schriftlich an den Entscheidungsträger oder Beauftragten übermittelt. Es ist kein bestimmtes Formular erforderlich.

2. Der formelle Problemlösungsantrag muss:

a. als formelle Problemlösungsanfrage identifiziert werden;
b. den anfragenden Mitarbeiter identifizieren;
c. das Problem oder Anliegen konkret beschreiben; und
d. das angestrebte Rechtsmittel angeben.

3. Der formelle Problemlösungsantrag sollte innerhalb von dreißig Kalendertagen nach der Handlung oder Entscheidung eingereicht werden, die zu dem Problemlösungsantrag oder der unbefriedigenden Lösung des informellen Verfahrens geführt hat.

4. Der Entscheidungsträger oder Beauftragte konsultiert den formellen Problemlösungsantrag und stellt ihm eine Kopie des Personalleiters oder Beauftragten zur Verfügung.

5. Der Entscheidungsträger oder Beauftragte trifft sich mit dem Mitarbeiter, um die formelle Problemlösungsanfrage zu besprechen. Dieses Treffen findet innerhalb von zehn Geschäftstagen nach Erhalt der formellen Problemlösungsanfrage statt, es sei denn, eine Verlängerung wird vom Human Resources Director oder einem Beauftragten genehmigt. Der Zweck dieses Treffens besteht darin, dass der Entscheidungsträger oder Beauftragte dem Mitarbeiter zuhört und Informationen zu den in der formellen Problemlösungsanfrage angesprochenen Themen einholt.

6. Der Entscheidungsträger oder Beauftragte stellt dem Mitarbeiter innerhalb von zehn Werktagen nach dem formellen Problemlösungsanfrage-Meeting eine schriftliche Entscheidung zur Verfügung. Der Leiter der Personalabteilung oder sein Beauftragter muss die schriftliche Entscheidung genehmigen, bevor sie dem Mitarbeiter vorgelegt wird. Der Entscheidungsträger oder Beauftragte sollte sich mit dem Mitarbeiter treffen, um die schriftliche Entscheidung zu besprechen.

7. Die Entscheidung des Entscheidungsträgers oder Beauftragten über die formelle Problemlösungsanfrage ist endgültig.

VIII. NEBENWIRKUNGEN:

A. Arten von Nebenwirkungen:

1. Suspendierung: die vorübergehende Versetzung eines Arbeitnehmers in einen unbezahlten, dienstfreien Status;

2. unfreiwillige Degradierung: die unfreiwillige Versetzung eines Arbeitnehmers in eine Stelle mit einer niedrigeren Besoldungsgruppe und/oder einem niedrigeren Entgelt aus disziplinarischen Gründen; oder

3. Entlassung: die unfreiwillige Trennung eines Arbeitnehmers aus dem Kreisdienst.

B. Der Vorgesetzte, der unerwünschte Maßnahmen erwägt, muss eine schriftliche Vorabmitteilung vorbereiten:

1. Identifizierung des Arbeitnehmers;

2. die Leistung oder das Verhalten, die der möglichen nachteiligen Maßnahme zugrunde liegen, einschließlich relevanter Daten, Richtlinienverstößen und aller notwendigen Erläuterungen zu den geschäftlichen Auswirkungen; Und

3. Zeit und Ort für ein obligatorisches Treffen zwischen dem Entscheidungsträger, der Personalabteilung und dem Mitarbeiter.

C. Die Vorabmitteilung wird vom Personalleiter oder Beauftragten und der Bezirksstaatsanwaltschaft geprüft, bevor sie dem Mitarbeiter zugestellt wird.

D. Die Vorabmitteilung muss dem Mitarbeiter auf eine Art und Weise zugestellt werden, die den Empfang des Mitarbeiters in angemessener Weise sicherstellt und bestätigt.

E. Der Entscheidungsträger oder Beauftragte kann den Mitarbeiter bis zur endgültigen Entscheidung in den bezahlten Urlaub versetzen.

F. Bei der Vorabbesprechung hat der Mitarbeiter Gelegenheit, auf die in der Vorabmitteilung dargelegten Sachverhalte einzugehen. Der Personalleiter oder ein Beauftragter wird die Besprechung leiten und aufzeichnen.

G. Auf Kosten des Mitarbeiters kann der Mitarbeiter bei dieser Besprechung einen Anwalt hinzuziehen. Wenn der Mitarbeiter durch einen Anwalt vertreten werden soll, muss der Mitarbeiter den Personalleiter oder einen Beauftragten innerhalb der in der schriftlichen Vorabmitteilung festgelegten Frist darüber informieren, dass er vertreten wird, damit der Bezirksstaatsanwalt oder der Beauftragte anwesend sein kann.

H. Nach der Besprechung prüft der Entscheidungsträger die vom Mitarbeiter bereitgestellten Informationen sowie alle anderen als relevant erachteten Informationen. Die endgültige Entscheidung des Entscheidungsträgers, die Entscheidungsmitteilung, wird vom Personalleiter oder Beauftragten und dem Bezirksstaatsanwalt oder Beauftragten überprüft, bevor sie dem Mitarbeiter zugestellt wird.

I. Innerhalb einer angemessenen Zeit nach der Sitzung wird der Entscheidungsträger eine schriftliche Entscheidungsmitteilung bezüglich der nachteiligen Maßnahme vorlegen. Die schriftliche Entscheidungsmitteilung wird dem Mitarbeiter auf eine Art und Weise zugestellt, die den Empfang des Mitarbeiters angemessen sicherstellt und bestätigt. Die schriftliche Entscheidungsmitteilung muss Folgendes enthalten:

1. Eine Darlegung der Gründe für die Maßnahme, einschließlich Erkenntnissen über die Leistung und/oder das Verhalten, relevante Daten, Richtlinienverstöße, alle notwendigen Erläuterungen zu den geschäftlichen Auswirkungen und alle notwendigen Glaubwürdigkeitsfeststellungen;
2. eine Erklärung der zu ergreifenden Maßnahmen;
3. Datum des Inkrafttretens der Maßnahme;
4. Eine Erklärung, dass der Mitarbeiter das Recht hat, die nachteilige Handlung zu betrauern, einschließlich eines spezifischen Verweises auf das nachstehende County-Beschwerdeverfahren.
5. Eine Kopie dieser Richtlinie.

IX. BESCHWERDE:

A. Das Beschwerdeverfahren ist die Methode, mit der ein Mitarbeiter eine Überprüfung der Entscheidung eines Entscheidungsträgers zu unerwünschten Maßnahmen beantragen kann. Bei der Überprüfung der Entscheidung geht es darum, ob der Entscheidungsträger bei der Anwendung der Bezirkspolitik einen Fehler begangen hat, diese Politik nicht angewendet hat, relevante Beweise nicht berücksichtigt hat, irrelevante Beweise nicht berücksichtigt hat und/oder ob die Entscheidungsmitteilung die Gründe für die Entscheidung nicht hinreichend dargelegt hat.

B. Die Beschwerde muss schriftlich an den Leiter oder Beauftragten der Personalabteilung, den Generalisten der Personalabteilung und den Entscheidungsträger gerichtet werden.

1. Die Beschwerde muss eindeutig angeben:

A. Die Grundlage, auf der der Arbeitnehmer Einwände gegen die Entscheidung über die nachteilige Maßnahme erhebt, umfasst Folgendes:

     ich. Fehler bei der Richtlinienanwendung oder Fehler bei der Anwendung der Richtlinie im Prozess der nachteiligen Maßnahmen oder Entscheidungsfindung.
    ii. Relevante Beweise oder Informationen, die im Entscheidungsprozess nicht berücksichtigt wurden.
   iii. Irrelevante Beweise oder Informationen, die im Entscheidungsprozess berücksichtigt wurden.
   iv. In der Entscheidungsmitteilung wird die Begründung der Entscheidung nicht hinreichend dargelegt.

B. der vom Arbeitnehmer gewünschte Beschluss.

2. Frist für die Einreichung:

A. Eine Beschwerde muss innerhalb von sieben (7) Tagen nach Erhalt der schriftlichen Entscheidung beim Mitarbeiter eingereicht werden. Wenn der Mitarbeiter die Beschwerde nicht innerhalb dieser Frist einreicht, gilt die Beschwerde als verspätet und stellt einen freiwilligen Verzicht des Mitarbeiters auf seine Beschwerderechte dar. Durch die Einreichung einer Beschwerde wird das Datum des Inkrafttretens der Gegenmaßnahme weder verzögert noch anderweitig beeinflusst.
B. Auf die verspätete Einreichung einer Beschwerde kann nach Feststellung des Personalleiters verzichtet werden, wenn Hinweise auf ein unvorhergesehenes Ereignis, ein unvermeidbares Hindernis oder einen Unfall vorliegen, der die rechtzeitige Einreichung der Beschwerde verhindert hat.

3. Vorgehensweise:

A. Der Personalleiter oder sein Beauftragter prüft die Beschwerde und alle zusätzlichen Informationen, die dem Personalleiter zugänglich sind und die erforderlich sind, um festzustellen, ob die Entscheidung auf einem Fehler beruhte oder nicht durch Beweise gestützt wurde, insbesondere gemäß Abschnitt IX (A). Sowohl der Mitarbeiter als auch der Entscheidungsträger müssen an diesem Prozess teilnehmen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, die Bereitstellung zusätzlicher Informationen, die Beantwortung von Fragen und die Kommunikation mit dem Personalleiter.
B. Der Personalleiter oder ein Beauftragter wird innerhalb einer angemessenen Frist eine schriftliche Entscheidung erlassen. Die schriftliche Entscheidung befasst sich mit den in der Beschwerde aufgeworfenen Fragen und konzentriert sich auf die Leistung und/oder das Verhalten, die in der Mitteilung über die vorläufige Maßnahme und Entscheidung angesprochen werden.

1. Wenn die Entscheidung darin besteht, die Handlung des Entscheidungsträgers rückgängig zu machen oder zu ändern, werden in der Entscheidung alle Maßnahmen dargelegt, die zur Lösung der Beschwerde ergriffen werden müssen.
2. In keinem Fall darf der Leiter der Personalabteilung oder ein Beauftragter strengere Maßnahmen als die des Entscheidungsträgers ergreifen.
3. Wenn die Entscheidung darin besteht, die Handlung des Entscheidungsträgers zu bestätigen, muss die Entscheidung den Mitarbeiter darüber informieren, dass die Entscheidung endgültig ist.

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Jody Shadduck-McNally
Vorsitzender, Board of County Commissioners
(Genehmigt von BOCC – Consent Agenda – 11)
(Unterschrift auf dem im Records Management abgelegten Original)

Vertrieb:
Alle Bezirksämter und gewählten Beamten
Records Management SOP-Handbuch (Original)

CK/jw

DATUM: 14. November 2023

GÜLTIGKEITSDAUER: Bis zum Ersetzen

ÜBERPRÜFUNGSZEITPLAN: Jedes Jahr im November oder nach Bedarf

STORNIERUNG: Personalpolitik und -verfahren 331.8G; 16. Mai 2023

GEHÄUSE(N): Keine

VERWEISE):

A. Personalpolitik und -verfahren, 331.4, Beschäftigungsbedingungen
B. Personalpolitik und -verfahren, 331.2, Rekrutierung, Bewerbungen und Einstellung, Abschnitt VII, Befristeter Mitarbeiter
C. Handbuch zur Regierungspolitik: Richtlinie 3.2 – Umgang mit Mitarbeitern
D. Ernannte Beamte, Anhang A